Todo sobre Workflows
Qué hace cada uno de los cinco Coach Workflows, cuál usar en cada momento, con qué frecuencia puedes ejecutarlos y cómo activar el complemento.
Los workflows te quitan de encima los informes repetitivos y la gestión de los check-ins. Cada uno es un informe o una acción ya preparada que ejecutas cuando quieras: no hay nada que crear ni configurar, solo eliges el workflow que necesitas y lo ejecutas. En este artículo verás todos y para qué sirve cada uno.
Cómo funcionan los workflows
Hay cinco workflows, divididos en dos grupos. Tres se ejecutan para toda tu lista de clientes y llegan a tu bandeja de entrada, para que veas el estado de tu negocio de un vistazo. Los otros dos se ejecutan para un solo cliente, para cuando alguien necesita que lo mires con más detalle o le toca un check-in. No hay nada que crear: elige el workflow que responde a la pregunta que tienes ahora y ejecútalo.
Qué workflow usar en cada momento
| Workflow | Úsalo cuando | Alcance | Adónde va el resultado |
|---|---|---|---|
| Resumen de actividad de clientes | Quieres tu repaso semanal de quién te necesita: quién ha completado u omitido un plan y quién ha dejado de dar señales. | Toda la lista de clientes | Enviado a tu correo |
| Radar de retención de clientes | Quieres adelantarte a las cancelaciones: quién se está alejando, por qué y qué hacer al respecto, además de logros que vale la pena celebrar. | Toda la lista de clientes | Enviado a tu correo |
| Exportación de la lista de clientes | Necesitas los datos en bruto: una lista completa de clientes con el estado de sus planes y su actividad, para tus registros o una hoja de cálculo. | Toda la lista de clientes | CSV adjunto a un correo |
| Informe de análisis del cliente | Un cliente necesita una revisión a fondo de su progreso, antes de una renovación, un hito o un bajón. | Un cliente | PDF enviado a tu correo |
| Check-in del cliente | Toca hacer un check-in estructurado y quieres que el cliente responda a tus preguntas. | Un cliente | Enviado a tu cliente |
¿Aún no lo tienes claro? Hazte dos preguntas. ¿Toda la lista de clientes o un solo cliente? ¿Y qué quieres obtener: una lectura rápida en tu bandeja de entrada (Resumen de actividad o Radar de retención), un archivo para tus registros (Exportación de la lista de clientes o Informe de análisis) o algo que llegue al cliente (Check-in)?
Para toda tu lista de clientes
Resumen de actividad de clientes. Tu repaso del lunes por la mañana. Te envía por correo quién ha completado u omitido un plan en los últimos siete días entre todos tus clientes activos, y quién ha dejado de dar señales. Los clientes que dejan de aparecer sin decir nada son los que acaban cancelando, y así los detectas mientras aún hay tiempo.
Radar de retención de clientes. Ordena a tus clientes activos según la probabilidad de que se alejen, con un motivo claro y un siguiente paso sugerido para cada uno. También destaca los logros recientes, las rachas, la buena constancia y los regresos, con una felicitación lista para enviar. Ejecútalo cada dos semanas, o cuando quieras anticiparte y ver quién se está descolgando.
Exportación de la lista de clientes. Te envía por correo tu lista completa de clientes con un desglose de planes próximos, en borrador, completados y omitidos, la tasa de finalización y las fechas de última actividad, además del enlace de entrenamiento de cada cliente, con un CSV adjunto. Muy útil a final de mes o antes de revisar tu negocio.
Para un cliente
Informe de análisis del cliente. Un informe de progreso de nivel profesional para un cliente, en un solo clic: las últimas ocho semanas de planes, la evolución de su constancia, las señales de fatiga y cómo dice que se ha sentido, enviado a tu correo en PDF. Ejecútalo antes de hablar de una renovación, antes de una llamada de revisión o cuando un cliente duda y lo más convincente que puedes enseñarle es su propio progreso.
Check-in del cliente. Crea y publica un plan de check-in con fecha, con tus preguntas, al principio de la lista de planes del cliente. Después le envía un correo con su enlace de entrenamiento y una notificación push, todo de una vez. Escribe una pregunta por línea y el cliente responde directamente en el plan. Más sobre los check-ins en check-ins, formularios y medidas.
Una rutina sencilla que funciona
No tienes que ejecutar los cinco. La mayoría de los entrenadores acaban con una rutina ligera: el Resumen de actividad cada lunes, el Radar de retención cada dos semanas, el Check-in en su día habitual de check-in, y el Informe de análisis y la Exportación de la lista de clientes cuando hacen falta, en las renovaciones y a final de mes. Empieza con uno, mira cuánto tiempo te ahorra y ve añadiendo más.
El Radar de retención existe porque los clientes rara vez se van sin avisar. Si quieres ver el lado del coaching, la retención de clientes en el coaching online explica los cuatro motivos por los que la gente abandona y qué hacer con cada uno.
Cómo activarlo
Workflows es el complemento Coach Workflows y cuesta $14.99 al mes, aparte de Pro. Cuando está activo en tu cuenta, la página Workflows aparece en tu panel y todos los workflows están listos para ejecutarse. Consulta gestionar tus complementos para activarlo.
Preguntas habituales
¿Mis clientes ven algo de esto? Solo el Check-in del cliente llega a tu cliente. Los otros cuatro son para ti: te envían un correo o adjuntan un archivo para tus registros.
¿Tengo que configurar algo antes de ejecutar uno? No. En los de toda la lista de clientes solo confirmas la dirección de correo a la que debe llegar el resultado, y lo ejecutas.
¿Con qué frecuencia puedo ejecutarlos? Cada workflow de toda la lista de clientes puede ejecutarse una vez cada 24 horas. El Informe de análisis y el Check-in pueden ejecutarse una vez cada 24 horas por cliente. Si una ejecución falla, no cuenta.